Методика «5S» эффективна для организации рабочих пространств, складов и помещений, что позволяет сократить время и усилия в их использовании. Главными преимуществами успешного применения этой системы являются улучшение комфорта работы, безопасность, четкость учета запасов, поддержание порядка на рабочих местах и, как результат, позитивный настрой сотрудников! 
Рабочее пространство включает не только стол и стул, оно охватывает все элементы, связанные с выполнением конкретных задач.
Беспорядок ведет к неэффективному использованию ресурсов со стороны работников.
Для достижения системных изменений первоочередным шагом является наведение порядка.
1. Сортировка
Сортировка представляет собой процесс удаления из рабочего пространства всех предметов, которые не имеют отношения к текущей производственной деятельности.
Цель: Освободить рабочую зону от лишних вещей и создать условия для эффективного и визуально понятного производства.
1. Четкое разделение зон ответственности для каждого работника.
- Разделите предметы на необходимые (в данный момент используемые) и ненужные.
- Минимальный набор для ненужных предметов — ярлыки и размещение в специально отведенной зоне.
- При необходимости использования предмета из карантина, он возвращается в рабочую зону, ярлык удаляется.
- Предметы, находящиеся в карантине более 30 дней, подлежат утилизации, переработке или продаже.
- Для каждого элемента рабочей среды определены критерии необходимости, разделенные на три категории:
| Частота использования предмета | Статус | Решение о хранении | |
| Низкая | Не использовался в течение последнего года | Ненужный |
Удалить |
| Использовался только 1 раз за последние 3-12 месяцев | Хранить вне рабочей зоны на известном расстоянии | ||
| Не задействован в технологическом процессе | Удалить | ||
| Средняя | Использовался 1 раз за последние 2-3 месяца | Нужный | Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии |
| Используется более 1 раза в месяц | |||
| Высокая | Используется 1 раз в неделю | Нужный | Хранить близко к рабочей зоне, либо носить при себе |
| Используется ежедневно | |||
| Используется ежечасно | |||
2. Поддержание порядка
Цель: Устранить все проявления беспорядка при хранении материалов и предметов на производственном месте.
Необходимо разработать план текущего размещения стеллажей и необходимых элементов, а также пожеланий к их состоянию. На плане отметьте, где располагаются стеллажи до и после изменений.
Каждый предмет должен иметь конкретное место хранения, которое соответствует следующим критериям:
- Доступность (легкость в извлечении и возвращении элемента на место);
- Наглядность (видимость расположения предмета);
- Безопасность (отсутствие препятствий для выполнения работы).
Чтобы сократить ненужные перемещения, место хранения должно быть как можно ближе к месту использования.
Рекомендуется использовать визуальную разметку рабочего пространства. Границы зон размещения предметов должны быть четко обозначены и, где возможно, подписаны.
ДО:
ПОСЛЕ:
Правило 30 секунд: любую вещь следует находить не дольше чем за 30 секунд.
Для обозначения мест хранения для определенных типов материалов используются цветные таблички с указанием названия и количества на складе. Красные и зеленые зоны — минимального и максимального запаса — могут стать полезными инструментами для контроля объемов хранимых материалов. Если кладовщик замечает, что материал находится в красной зоне, это сигнализирует о необходимости пополнения запасов.
3. Поддержание чистоты
Чистота подразумевает поддержание оборудования и рабочих зон в состоянии, которое обеспечивает их эффективное функционирование и проверку.
Уборка предполагает доведение всех инструментов и приспособлений, необходимых для выполнения производственных задач, до идеального состояния и готовности к работе.
Результаты применения 5S
ДО
ПОСЛЕ
4. Стандартизация
Цель: Закрепить достигнутые результаты и предотвратить повторное возникновение беспорядка на рабочих местах.
Основной проблемой при внедрении 5S является сопротивление старым привычкам работников. Эти стереотипы нужно разрушить, чтобы изменить организацию рабочего процесса. Фотографии рабочих мест до и после изменений могут стать мощным инструментом, побуждающим сотрудников поддерживать порядок.
Стандартизация подразумевает создание контрольного списка (перечни задач по начальным трем шагам системы «5S»), который должен знать и соблюдать каждый участник.
Сотрудники обязаны использовать этот список, нести ответственность за его выполнение, а руководство должно проверять его использование.
Результат этого этапа — контроль за внедрением.
5. Совершенствование
На этом этапе внедренная система становится привычной и начинает функционировать. Этот этап не ограничивается лишь техникой — важно создать условия для постоянного улучшения всех процессов.
Заключение
Методология 5S — это не просто наклеивание ярлыков, сортировка дел и поддержание чистоты. Система 5S имеет большой потенциал для вовлечения всех сотрудников в процесс постоянного улучшения, поскольку люди менее сопротивляются идеям, инициированным ими самими. Заинтересованный работник, доверяя изменениям, с большей готовностью принимает и другие современные технологии и инструменты совершенствования управления, которые уже начали внедряться.